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Cómo gestionar un proveedor que siempre llega tarde

Cómo gestionar un proveedor que siempre llega tarde

2019-05-21

Cuando usted tiene un proveedor que no realiza las entregas a tiempo, esto puede tener un efecto dominó devastador en las operaciones de servicios gastronómicos. En resumen, puede implicar tiempos de inactividad y pérdida de dinero si está esperando equipos para que la cocina funcione a capacidad completa. No solo eso: si debe desperdiciar tiempo realizando el seguimiento de pedidos demorados, se desenfocará de sus actividades comerciales diarias, lo cual impactará en la productividad.

Con un cronograma bien definido, lo último que necesita es un proveedor poco confiable. Pero, desafortunadamente, esto no siempre se puede evitar. Si está tratando con un proveedor que siempre llega tarde, corrija la situación siguiendo estos pasos.

Descubra el motivo principal.
Con frecuencia, si los compradores tratan con proveedores poco confiables, suelen tomar medidas reactivas con respecto al problema. No cometa este error. Y, lo que es más importante, no acepte que el proveedor siempre llegue tarde. En su lugar, sea proactivo e investigue a fondo el problema. Asegúrese de que el proveedor se haga cargo de las entregas demoradas, y solicítele que explique la causa. Quizás esté realizando promesas sobre los tiempos de entrega que no puede cumplir, o tal vez se enfrente a un proveedor de piezas poco confiable. Cualquiera sea la causa, si usted expone el motivo principal del problema, el proveedor se verá obligado a ser responsable y encontrar la forma de resolverlo.

Analice un plan de mejora.
Una vez que descubra la causa del problema de desempeño, organice una reunión formal con el proveedor. Deje bien en claro que no se están cumpliendo los pazos de entrega normales, y analice un plan de acción para mejorarlos. Aumente las expectativas de comunicación. Destaque los pronósticos de sus necesidades por anticipado, de manera que sepa lo que debe hacer. Solicite que le brinde actualizaciones de estado frecuentes sobre las entregas, a fin de eliminar las suposiciones. Considere la implementación de una política de multas por entregas demoradas. Una vez que haya debatido los detalles del plan con su proveedor, designe un período de tiempo establecido para la mejora del desempeño, y deje bien en claro que se le realizará una evaluación de desempeño al finalizar dicho período. Al hacerlo, obtendrá su atención y tomará las medidas adecuadas.

Tome medidas según los resultados (o la falta de ellos).
Al finalizar el período del plan de mejora, evalúe el desempeño del proveedor. Si entregó los pedidos a tiempo de manera consistente, reconozca la mejora, ya que esto puede servir como un incentivo. Es más, considere proporcionarle al proveedor un informe de desempeño mensual. Esto le permitirá saber la forma en que se lo evalúa, y si está cumpliendo con las expectativas.

Por otra parte, si el proveedor aún no cumple con las expectativas, quizá sea el momento de elegir otro. Lo bueno es que, al implementar un plan de acción de mejora formal, le brindará al proveedor una enorme oportunidad de mejorar. Si esto no sucede, las consecuencias no deberían sorprenderle, ya que usted siempre fue claro acerca de sus expectativas.

Busque lo mejor desde el principio.
Si bien estas medidas pueden ayudarlo a tratar con un proveedor poco confiable de manera efectiva, lo ideal sería que no surjan problemas en absoluto. Si busca un proveedor de primera clase desde el principio, podrá ahorrar tiempo y dolores de cabeza, ya que los pasos anteriores no serán necesarios.

A fin de asegurarse de encontrar un proveedor confiable, examine cuidadosamente a los socios potenciales antes de escoger a uno. Use la lista de comprobación de evaluación de proveedores para asegurarse de encontrar un proveedor confiable y de primera clase.